Как заставить работников ходить в отпуск регулярно и использовать его полностью?

Нередко мы слышим от кадровых работников организаций жалобы на то, что работники не хотят идти в отпуск вообще или ходят в отпуск не на все 28 календарных дней в году, а только на 10 или 14 дней, даже если работодатель не против отпустить их подольше. Работники считают, что если не хотят, то и не будут ходить в отпуск или пойдут тогда, когда им будет необходимо, ведь заявления об отпуске они не писали.

Известно, что в таком случае Инспекция по труду при очередной проверке может посчитать это нарушением и наложить на кадровиков или руководителей организации штраф по ст.5.27 КоАП РФ.

Как же сделать так, чтобы работники ходили в отпуск регулярно и одна из частей отпуска составляла не менее 14 календарных дней?

Всё очень просто. Нужно не позднее чем за две недели до наступления очередного календарного года, то есть не позднее 17 декабря, утвердить график отпусков (форма N Т-7) на следующий календарный год (ст.123 ТК РФ), в котором предусмотреть сроки начала и окончания отпусков всех работников (возможно по подразделениям), при это одна часть отпуска в графике должна быть не менее 14 календарных дней. При этом если в организации есть профсоюз, то данный график утверждается руководителем организации с учетом его мнения (ст.372 ТК РФ), если его нет — то график утверждается работодателем самостоятельно. 

При этом в любом случае, хоть Трудовой кодекс РФ того и не требует, рекомендуем Вам во избежание спорных ситуаций ознакомить всех сотрудников с графиком отпусков под роспись. Для этого можно дополнить форму N Т-7 еще одной графой или завести отдельную ведомость.

Такой график поможет вам избежать споров с работниками о времени предоставления отпусков (ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ).

После этого, не забудьте не позднее чем за две недели до начала отпуска вручать каждому работнику под роспись уведомление о начале отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Оформляется отпуск в этом случае в обычном порядке приказом о предоставлении отпуска.

При этом если работник идет в отпуск в срок, установленный графиком, получать от него заявление на отпуск не нужно. 

Если вы всё сделали правильно, а именно: своевременно утвердили график отпусков и ознакомили с ним работников, в срок уведомили работника о дате начала отпуска, издали приказ об отпуске и ознакомили с ним работника, не позднее чем за три дня до начала отпуска выплатили ему отпускные, то можете смело обозначать дни отпуска в табеле учета рабочего времени (по форме Т-12 или Т-13) буквенным кодом "ОТ" или цифровым кодом "09" и делать отметку об отпуске в личной карточке работника (по форме Т-2).

Даже если работник всё равно будет продолжать выполнять свою работу, Вы всегда можете сказать о том, что его никто не заставлял это делать, и ему был своевременно предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск.